POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD SPARTA GROUP S.A.S.

1. OBJETO

SPARTA GROUP S.A.S., en adelante SPARTA, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad con el propósito de establecer los principios, procedimientos y reglas aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia, conservación y supresión de datos personales. Esta Política tiene como finalidad garantizar el derecho de hábeas data de las personas naturales cuyos datos personales sean tratados por SPARTA en desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, laborales, contractuales, digitales y de producción de eventos.

2. MARCO NORMATIVO

La presente Política se adopta principalmente de conformidad con:

El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
La Ley Estatutaria 1581 de 2012.
El Decreto 1074 de 2015 y las normas que reglamentan el tratamiento de datos personales.
La Ley 2300 de 2023, en lo que resulte aplicable a comunicaciones comerciales y publicitarias.
Las instrucciones y lineamientos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Las demás normas que adicionen, modifiquen, reglamenten o sustituyan las anteriores.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta Política se aplica a los datos personales almacenados o registrados en bases de datos, archivos físicos, sistemas informáticos, servicios en la nube, plataformas digitales, correos electrónicos, sistemas administrativos y demás medios utilizados por SPARTA. Comprende principalmente información relacionada con:

Clientes y prospectos comerciales.
Contactos de empresas.
Proveedores y contratistas.
Aliados comerciales.
Empleados, exempleados, candidatos a vacantes y personal temporal u operativo.
Usuarios de la página web.
Personas que contacten a SPARTA por WhatsApp, correo electrónico, teléfono, SMS o redes sociales.
Personas cuya imagen sea captada en fotografías o material audiovisual producido o utilizado legítimamente por SPARTA.
Otros terceros que mantengan una relación comercial, administrativa o contractual con SPARTA.

SPARTA no recibe ni administra ordinariamente bases de datos de asistentes entregadas por sus clientes para procesos de acreditación, registro o control de ingreso.

4. PRINCIPIOS APLICABLES

Legalidad: El tratamiento se realizará de conformidad con la legislación aplicable.
Finalidad: Los datos serán tratados únicamente para propósitos legítimos, determinados e informados al Titular.
Libertad: Salvo las excepciones previstas legalmente, el tratamiento se realizará con autorización previa, expresa e informada del Titular.
Veracidad o calidad: SPARTA procurará que los datos sujetos a tratamiento sean veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
Transparencia: El Titular podrá obtener información sobre la existencia y utilización de sus datos personales.
Acceso y circulación restringida: El tratamiento estará sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales y de las autorizaciones correspondientes.
Seguridad: SPARTA adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales.
Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento estarán obligadas a mantener la confidencialidad de la información.

5. DATOS QUE PODRÁ TRATAR SPARTA

Dependiendo de la naturaleza de la relación con el Titular, SPARTA podrá recolectar y tratar, entre otros, los siguientes datos:

Datos de identificación:
- Nombres y apellidos.
- Número de cédula o documento de identificación.
- NIT.
- Fecha de nacimiento.
- Firma, cuando sea necesaria.
Datos de contacto:
- Dirección física.
- Ciudad, departamento y país.
- Número de teléfono o celular.
- Correo electrónico.
- Datos de contacto mediante WhatsApp.
- Información suministrada mediante redes sociales o canales digitales.
Datos profesionales y comerciales:
- Empresa, cargo y área.
- Información corporativa.
- Información relacionada con eventos o proyectos.
- Requerimientos del cliente.
- Información necesaria para cotizaciones y propuestas.
- Información contractual e historial comercial.
Datos administrativos, tributarios y financieros:
- RUT y NIT.
- Certificaciones bancarias.
- Información necesaria para facturación y pagos.
- Información contable y tributaria.
- Contratos, órdenes de compra y documentos exigidos para procesos administrativos.
Datos relacionados con proveedores y contratistas:
- Documentos de identificación.
- RUT.
- Certificaciones bancarias.
- Certificados y documentos contractuales.
- Información de contacto.
- Documentación de seguridad social.
- Información necesaria para procesos de contratación y pago.
Datos laborales:
- Hoja de vida.
- Información académica y experiencia profesional.
- Referencias.
- Datos de identificación y contacto.
- Información contractual y bancaria.
- Información necesaria para nómina.
- Afiliaciones al sistema de seguridad social.
- Información relacionada con seguridad y salud en el trabajo.
- Demás información exigida para el desarrollo de la relación laboral.

6. FINALIDADES GENERALES DEL TRATAMIENTO

SPARTA podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades:

Identificar a clientes, prospectos, proveedores, contratistas, empleados y demás personas con quienes mantenga relaciones.
Atender solicitudes de información y gestionar contactos recibidos a través de la página web.
Atender comunicaciones recibidas por correo electrónico, WhatsApp, teléfono, SMS o redes sociales.
Elaborar, presentar y realizar seguimiento a cotizaciones, propuestas y presupuestos.
Gestionar relaciones precontractuales y contractuales.
Diseñar, planear, coordinar, producir y ejecutar eventos, espectáculos, activaciones, experiencias, congresos, convenciones, ferias y demás servicios prestados por SPARTA.
Mantener comunicación con clientes durante la ejecución de proyectos.
Gestionar facturación, pagos, cartera, contabilidad y obligaciones tributarias.
Gestionar proveedores, contratistas y aliados, así como procesos administrativos y de contratación.
Gestionar procesos de selección, relaciones laborales, seguridad social y seguridad y salud en el trabajo.
Gestionar peticiones, consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con protección de datos personales.
Prevenir fraudes, accesos no autorizados y riesgos relacionados con la operación de SPARTA.
Cumplir obligaciones legales, administrativas, judiciales, tributarias, laborales y contractuales.
Mantener archivos históricos y soportes de las relaciones comerciales o contractuales.
Realizar análisis estadísticos y administrativos, evaluar la calidad de los servicios y mejorar los procesos comerciales, administrativos y digitales de SPARTA.

7. FINALIDADES COMERCIALES Y PUBLICITARIAS

Cuando el Titular otorgue la autorización correspondiente, SPARTA podrá utilizar sus datos para enviar información sobre servicios, novedades, invitaciones, portafolios, eventos, experiencias y proyectos; realizar campañas comerciales, remarketing, seguimiento comercial, encuestas y demás comunicaciones promocionales o publicitarias.

Estas comunicaciones podrán realizarse mediante correo electrónico, WhatsApp, SMS, llamadas telefónicas, redes sociales, mensajes directos y otros canales digitales autorizados.

La autorización para recibir comunicaciones comerciales será voluntaria y no será condición para solicitar una cotización, contratar un servicio o mantener una relación con SPARTA.

El Titular podrá solicitar en cualquier momento la suspensión de comunicaciones comerciales mediante el correo electrónico protecciondedatos@spartaproduccionesyeventos.com.

SPARTA aplicará los horarios y demás restricciones legalmente exigibles para este tipo de comunicaciones.

8. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

Salvo las excepciones previstas legalmente, SPARTA obtendrá autorización del Titular antes de realizar el tratamiento de sus datos personales. La autorización podrá obtenerse mediante formularios físicos o digitales, casillas de aceptación no premarcadas, contratos, correos electrónicos, mensajes, registros electrónicos, grabaciones, documentos de autorización o conductas inequívocas permitidas legalmente.

La autorización deberá permitir acreditar que el Titular conoció la identidad de SPARTA como Responsable, las finalidades del tratamiento, los derechos que le corresponden y los canales para ejercerlos.

SPARTA adoptará mecanismos que permitan conservar y consultar posteriormente evidencia de las autorizaciones obtenidas.

9. AUTORIZACIÓN PARA COMUNICACIONES COMERCIALES

Cuando SPARTA quiera utilizar los datos personales para publicidad, marketing o comunicaciones promocionales que no sean estrictamente necesarias para atender una solicitud o ejecutar un contrato, solicitará una autorización adicional y voluntaria.

El Titular podrá autorizar conjuntamente el contacto comercial a través de los canales informados por SPARTA, incluyendo correo electrónico, WhatsApp, SMS, llamadas y redes sociales.

La negativa a esta autorización no impedirá que el Titular solicite cotizaciones o contrate los servicios de SPARTA.

10. DATOS SENSIBLES

SPARTA no recolectará datos sensibles salvo cuando resulte necesario y exista una finalidad legítima y jurídicamente permitida. En caso de ser necesario tratar datos sensibles, se informará al Titular sobre el carácter sensible de la información, la finalidad del tratamiento y, salvo obligación legal o excepción aplicable, que no está obligado a suministrarlos.

Se solicitará autorización explícita cuando corresponda y se aplicarán medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad. En el ámbito laboral, SPARTA podrá tratar información relacionada con salud o seguridad y salud en el trabajo cuando resulte necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales y laborales.

11. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

SPARTA no tiene como finalidad ordinaria recolectar o administrar datos personales de niños, niñas o adolescentes, y sus formularios digitales no están dirigidos específicamente a menores de edad.

Si excepcionalmente fuera necesario tratar información de un menor, SPARTA adoptará las medidas exigidas por la legislación colombiana, privilegiará el interés superior del menor y solicitará las autorizaciones correspondientes cuando sean necesarias.

12. FOTOGRAFÍAS, VIDEOS Y MATERIAL AUDIOVISUAL

Debido a la naturaleza de la actividad de SPARTA, durante la producción y ejecución de eventos podrán generarse fotografías, videos y demás contenidos audiovisuales. Cuando corresponda jurídicamente, SPARTA obtendrá las autorizaciones necesarias para el tratamiento y utilización de imágenes identificables.

El material autorizado podrá utilizarse en:

Página web de SPARTA.
Instagram, Facebook, TikTok y LinkedIn.
Portafolio corporativo.
Presentaciones comerciales y propuestas a clientes.
Casos de éxito.
Publicidad y campañas digitales.
Archivo histórico de proyectos y memorias de eventos.

Cuando el contenido haya sido producido por cuenta de un cliente, su utilización estará adicionalmente sujeta a las condiciones contractuales acordadas con dicho cliente. SPARTA podrá utilizar una autorización específica de uso de imagen y tratamiento de datos audiovisuales cuando resulte conveniente o necesario.

13. SITIO WEB Y TECNOLOGÍAS DIGITALES

El sitio web de SPARTA podrá recolectar información mediante formularios, cookies y otras tecnologías digitales. SPARTA utiliza o podrá utilizar herramientas tales como:

Google Analytics.
Google Ads.
Google Tag Manager.
Meta Pixel.
Meta Ads.
WhatsApp Business.
Plataformas CRM.
Plataformas de email marketing.
Google Workspace y Google Drive.
Dropbox y otros servicios de almacenamiento en la nube.
Herramientas equivalentes necesarias para desarrollar sus actividades.

Estas plataformas podrán procesar información técnica como dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, tipo de dispositivo, identificadores digitales, páginas visitadas, duración aproximada de las visitas, interacciones con el sitio, origen del tráfico e información relacionada con campañas digitales. SPARTA procurará configurar estas herramientas conforme a las decisiones de consentimiento del usuario y a la legislación aplicable.

14. COOKIES

SPARTA podrá utilizar cookies necesarias, funcionales, analíticas y de marketing:

Cookies necesarias: Permiten el funcionamiento técnico, navegación y seguridad del sitio.
Cookies funcionales: Permiten recordar configuraciones o mejorar determinadas funcionalidades.
Cookies analíticas: Permiten conocer estadísticas relacionadas con el funcionamiento y utilización del sitio web.
Cookies de marketing: Permiten medir campañas, realizar actividades de publicidad digital, remarketing o analizar interacciones comerciales.

Las cookies no esenciales sujetas a autorización no deberán activarse hasta que el usuario manifieste su consentimiento cuando éste resulte necesario. El usuario tendrá mecanismos para aceptar, rechazar o configurar las cookies no esenciales.

15. PROVEEDORES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

SPARTA podrá contratar proveedores que, para desarrollar sus servicios, deban acceder o tratar datos personales por cuenta de SPARTA. Entre ellos podrán encontrarse proveedores de tecnología, hosting, correo electrónico, almacenamiento en la nube, CRM, contabilidad, recursos humanos, marketing, analítica, producción, operación y servicios administrativos.

Cuando resulte aplicable, SPARTA celebrará contratos o establecerá cláusulas que regulen las obligaciones de los Encargados, las finalidades autorizadas, la confidencialidad y las medidas de seguridad aplicables.

16. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL

Algunas plataformas utilizadas por SPARTA pueden almacenar o procesar información utilizando infraestructura ubicada fuera de Colombia. Cuando exista una transferencia o transmisión internacional de datos personales, SPARTA aplicará las reglas previstas en la legislación colombiana y adoptará las medidas contractuales o jurídicas que correspondan.

17. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

SPARTA implementará medidas administrativas, organizacionales, humanas y tecnológicas razonables destinadas a proteger los datos personales frente a pérdida, alteración, destrucción, acceso no autorizado, consulta fraudulenta, uso indebido o divulgación no autorizada.

El acceso a los datos deberá limitarse a las personas que los necesiten para desarrollar sus funciones. Los empleados, contratistas y terceros que tengan acceso a información personal estarán sujetos a deberes de confidencialidad.

18. INCIDENTES DE SEGURIDAD

Ante la detección de un incidente que pueda comprometer datos personales, SPARTA procurará:

Identificar el incidente.
Contener sus efectos.
Determinar la información posiblemente comprometida.
Investigar sus causas.
Adoptar medidas correctivas.
Documentar lo ocurrido.
Realizar las comunicaciones o reportes exigidos por la legislación cuando resulte procedente.

19. DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular podrá ejercer los derechos reconocidos por la legislación colombiana, incluyendo:

Conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización cuando corresponda.
Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
Presentar consultas y reclamos.
Solicitar la supresión cuando sea jurídicamente procedente.
Solicitar la revocatoria de la autorización en los casos legalmente procedentes.
Acceder gratuitamente a sus datos en los términos establecidos por la normativa.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez cumplidos los requisitos legales aplicables.

20. ÁREA RESPONSABLE Y CANALES DE ATENCIÓN

La dependencia responsable de gestionar las solicitudes relacionadas con protección de datos personales será:

Responsable: Gerencia General – Protección de Datos Personales
Correo electrónico: protecciondedatos@spartaproduccionesyeventos.com
Asunto recomendado: PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES – HABEAS DATA.
Dirección física: Calle 14 #54-100, Cali, Valle del Cauca, Colombia.
Teléfono: (+57) 315 291 9437

21. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

El Titular, sus causahabientes o las personas debidamente autorizadas podrán solicitar información sobre los datos personales que reposen en las bases de datos de SPARTA.

La solicitud deberá contener, como mínimo:

Nombre completo.
Número de identificación cuando sea necesario para validar identidad.
Información de contacto.
Descripción clara de la consulta.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, SPARTA informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha en que responderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

22. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

El Titular o persona legitimada podrá presentar un reclamo cuando considere que los datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos o cuando advierta un posible incumplimiento de las normas de protección de datos.

El reclamo deberá contener:

Identificación del Titular.
Descripción de los hechos.
Solicitud concreta.
Datos de contacto.
Documentos que pretenda hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo está incompleto, SPARTA podrá requerir al interesado para que complete la información de acuerdo con los términos previstos legalmente.

Una vez recibido un reclamo completo, será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de este término, SPARTA informará los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

23. REVOCATORIA Y SUPRESIÓN

El Titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de determinados datos en los eventos permitidos por la legislación. La eliminación de información no procederá cuando exista una obligación legal, administrativa, tributaria, laboral, contractual, judicial o de otra naturaleza que exija su conservación.

La cancelación de comunicaciones publicitarias no afectará los datos que SPARTA deba conservar o utilizar para la ejecución de un contrato, facturación, cumplimiento de obligaciones legales o atención de solicitudes relacionadas con servicios contratados.

24. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

SPARTA conservará los datos personales durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y durante los períodos adicionales que exijan las obligaciones legales, laborales, comerciales, tributarias, contables, contractuales, administrativas o judiciales aplicables.

Una vez desaparezca la finalidad y no exista una obligación que exija conservar los datos, SPARTA podrá proceder a su eliminación, anonimización, bloqueo o disposición segura según corresponda.

25. CAMBIOS A LA POLÍTICA

SPARTA podrá modificar esta Política como consecuencia de cambios normativos, cambios en sus servicios, cambios tecnológicos, incorporación de nuevas plataformas, modificación de las finalidades de tratamiento, cambios en los canales de contacto o cambios en su operación.

Los cambios sustanciales serán comunicados mediante mecanismos razonables y la versión vigente estará disponible a través del sitio web de SPARTA.

26. VIGENCIA

La presente Política entra en vigencia el 20 de agosto de 2026. Las bases de datos y archivos que contengan información personal permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para el cumplimiento de sus finalidades y de las obligaciones legales y contractuales correspondientes.

SPARTA GROUP S.A.S.
NIT 901.828.631-0
Santiago de Cali, Valle del Cauca, Colombia.